Создавать с нуля собственную бухгалтерию – достаточно трудоемкий и затратный процесс. Затратный по всем параметрам! Начинающие коммерсанты часто допускают ошибку, сразу приобретая лицензионную программу 1С вместе с ключами и нанимая специалиста для обслуживания сети. Последнее вообще отнимает массу времени, так как подобных специалистов очень мало, а услуги их стоят баснословных денег. И в этом случае для вашей компании может быть более выгодна аренда 1С.
Пожалуй, это самый яркий пример, когда категорически не рекомендуется покупать софт сразу. Пока еще не ясны перспективы, как бизнес будет развиваться, не станет ли он убыточным, не желательно делать больших капиталовложений. А покупка все-таки заберет значительную часть стартового капитала. Аренда 1С (или, по другому, облачный сервис) не потребует практически никаких затрат. Все рабочие места для ваших бухгалтеров будут созданы виртуально за несколько минут. Их количество можно увеличить, если дело пойдет хорошо. Уже после этого можно задуматься о покупке 1С, но на первых шагах развития бизнеса это слишком рано.
Допустим, ваш бизнес появился не вчера, а вы являетесь владельцем сети с филиалами в разных городах. Чтобы обеспечить работу единой базы, имея на руках лицензионный софт, нужно потратить много денег и времени. Могут возникать перебои в работе сети, сбои программы в удаленных офисах. Настройка и отладка – все это сложно и долго, а дело при этом стоит. Если же все ваши данные хранятся на едином стороннем сервере, то все сотрудники, независимо от количества филиалов, смогут работать в системе.
Для торговых предприятий это нормальное явление. Территориальные менеджеры, торговые представители или менеджеры по продажам не сидят в офисе или, по крайней мере, часто бывают не на месте. Поэтому им нужен доступ к бухгалтерской сети компании из любой точки. Если у вас арендованный софт, то проблема решится просто. Сотрудники компании смогут заходить в базу с планшета или ноутбука из любого места при наличии интернета.
Принимая решение, брать программу 1С в аренду или покупать ее, следует, прежде всего, ориентироваться на особенности ведения бизнеса в вашей компании. Некоторым фирмам просто не нужно иметь собственный сервер для хранения данных, особенно это касается последнего случая – когда основную работу выполняют мобильные сотрудники. По крайней мере, аренда сервера позволяет минимизировать затраты.