Основные этапы документооборота: процесс архивирования

Процесс использования документации состоит из нескольких этапов, зачастую они универсальны, но есть и уникальные случаи. Любая деловая бумага может иметь денежный вариант ценности, особенно если речь идет о всевозможных договорах. Неудивительно, что компании стараются хранить их на протяжении многих лет. Для этого на предприятиях создаются архивы и отделы, отвечающие за сохранность документов.

Сейчас документоведение и архивоведение можно считать направлениями профессиональной деятельности. Заниматься ими могут лишь специалисты, обученные работе с деловыми бумагами. В некоторых случаях делопроизводством на предприятиях занимаются специалисты из обычных отделов. Составление и учет документации вполне может быть профессиональной обязанностью административного персонала компании. К примеру, финансовые менеджеры и бухгалтеры, а также работники отделов кадров постоянно ведут свою документацию. Ответственными за нее они могут быть вплоть до передачи дел в архив. Архивариусы же должны знать основы законодательства относительно процесса сохранения документации. Любая передача деловых бумаг из сферы производства и из временных архивов закрепляется при помощи специальных актов.

Архивоведенье - очень сложный процесс. Он зачастую считается одним из последних этапов документооборота. Из архивов те или иные дела возвращаются очень редко. Для этого необходимо получать разрешения и иметь четко сформулированные причины. Наиболее распространенной причиной обращения в архивные подразделения является необходимость получить справку или выписку с отданного сюда дела. Для этого ответственный человек должен быстро поднять дело и предоставить по запросу необходимую информацию. Ранее на это уходила уйма времени. Сейчас же процесс автоматизирован, а всю информацию о документации можно узнавать из базы данных. Запрос о получении данных обрабатывается за считанные минуты и может быть передан в электронном виде.

Документ может проходить две стадии архивирования. Несколько лет он храниться на предприятии, а после этого передается в ведомственный или муниципальный государственный архив. Тут его могут сохранять десятками лет. Нормы хранения везде примерно одинаковы, как и условия сбережения.

Архивными документы считаются вплоть до своего уничтожения. Происходит это в конце срока хранения, когда документация просто не имеет никакого значения. Проводится уничтожение исключительно после процедуры признания нулевой ценности документа. Часто для этого необходима экспертная оценка. При этом информация из базы данных не удаляется.

Статья подготовлена по материалам сайта: ООО "ДокументЪ"