Автоматизация архива: особенности процесса и преимущества использования

Автоматизация архива – актуальное мероприятие для современных компаний. Документы, переведенные в электронный вид, использовать гораздо удобнее и практичнее. Пользуясь этим методом хранения бумаг, можно избежать шредирования, переплетения, транспортировки и прочих сложных процессов. Кроме того, таким образом можно освободить большое количество площади офиса, избавить сотрудников от ненужной работы. Свободное пространство и время можно потратить на решение более полезных для бизнеса задач.

Автоматизация – это перевод бумажного архива в электронный. При этом договоры, отчеты и иные бланки приобретают следующие форматы: PDF, TIF или JPG. Сканирование документов – первый этап автоматизации. Для этого используется современное высокоточное оборудование. После сканирования файлы подвергаются обработке, которая необходима для формирования баз данных. Отсюда информация без проблем извлекается и превращается в пользовательские программы.

Стоит отметь, что профессиональное сканирующее оборудование обладает огромным числом функций. С его помощью можно осуществлять операции без предварительной расшивки пакетов документов. Подобные сканеры распознают информацию со старых обветшалых страниц, предотвращая затемненные участки. Инновационное программное обеспечение дает возможность использовать архивы как обычные файлы. Документы при необходимости можно изменять – корректировать, редактировать.

Основные положительные стороны электронных архивов:

• возможность безопасного хранения документов;
• удобный способ регистрации;
• полный контроль на каждом этапе;
• быстрый доступ к необходимой информации для всех уполномоченных сотрудников;
• возможность своевременного корректирования;
• автоматизированная загрузка файлов со сканера и электронной почты;
• удобное и оперативное копирование на любые типы носителей.

Ввод данных должны осуществлять квалифицированные операторы. Специально обученные работники способны оперативно справиться с наиболее трудоемкими процессами. Поэтому выбирать компанию, занимающуюся автоматизацией архивов, необходимо крайне внимательно. Предприятие должно иметь большой опыт работы и положительные рекомендации от бывших клиентов. Важно, чтобы операторы безупречно знали предметную область по тем бумагам, которые придется переводить на электронные носители.