Каким должно быть архивохранилище?

Помните народную мудрость: «Каково на дому, таково и самому». Речь обычно идет о порядке и уюте в доме. То же самое правило можно применить и к офисам компаний. Если там порядок и чистота, то и работается в них хорошо, и находиться там приятно. Но еще более важным является порядок в документах. Потому что если грязь в офисе максимум доставляет дискомфорт, то вот хаос в бумагах может повлечь даже серьезные финансовые проблемы. Именно поэтому все больше руководителей компаний задумываются о том, чтобы создавать правильные архивы и хранить их в надлежащих местах.

А каким должно быть правильное место для хранения бумаг? Профессиональное архивохранилище должно отвечать нескольким важным требованиям.

Температурно-влажностный и световой режим

Бумага — довольно капризна. В условиях высокой влажности она отсыревает, а при большой сухости растрескивается, на холоде теряет эластичность и становится хрупкой, на жаре тоже быстро изнашивается, от яркого света выгорает и меняет цвет. Именно поэтому в профессиональных архивохранилищах температурно-влажностный режим поддерживается специальными системами и контролируется датчиками. Оптимальные и, что важно, неизменные условия хранения позволяют обеспечить длительную сохранность бумаг в первозданном виде.

Безопасность от огня

Кроме того, бумага — крайне пожароопасный материал. Если в хранилище возникает пожар, то архив вспыхивает очень быстро. Поэтому крайне важно обеспечить надежную защиту от огня.

Прежде всего, это делается с помощью специальных огнестойких материалов, которыми обшиваются стены, полы и потолки, двери также ставят огнестойкие. Необходимо следить за состоянием проводки и всех электрических приборов и устройств и тщательно соблюдать все требования безопасности, даже если они кажутся излишними.

Мебель также выбирают несгораемую: металлические полки и стеллажи. В надежных хранилищах должна быть установлена качественная пожарная сигнализация и системы пожаротушения: обязательно предназначенные именно для тушения бумаги! Все понимают, что если заливать документы водой, то от огня-то вы их, может быть, и спасете, но об их сохранности не может быть и речи.

Защита от злоумышленников

Так как в документах могут содержаться важные сведения, касающиеся работы компаний, то нужно защитить хранилище и от проникновения в него третьих лиц. Обычно для этих целей предпринимаются следующие меры:

• охранная сигнализация в хранилище;
• специальная шифровка и кодировка данных, которая не позволяет без знания «ключа» найти нужный документ;
• «список доступа»: только руководитель компании определяет список лиц, которые могут иметь доступ к документам, то есть даже сотрудник вашей компании, которого нет в списке, не получит документ.